Outlook: Napravite popis e-pošte iz proračunske tablice Excel - kako to funkcionira
U ovom praktičnom savjetu pokazat ćemo vam kako stvoriti popis e-pošte iz tablice adresa programa Excel u programu Outlook.
Korak 1: Prilagodite popis adresa Excela za popis distribucije Outlook Mail
Prije nego što možete uvesti svoj popis kontakata u Outlook, prvo ga morate pripremiti. Inače Outlook ne može obraditi vašu proračunsku tablicu. Sljedeći se primjer temelji na sustavu Office 2007, a razlike u sustavu Office 2010 navedene su u tekstu. Pojedine korake ćemo objasniti u galeriji slika niže.
- Odaberite sve retke i stupce koje želite umetnuti.
- Na vrpci ispod "Formule" naći ćete stavku "Određivanje imena".
- Ovdje možete imenovati svoje označene zapise podataka (vidi sliku). Na primjer, odaberite ime poput "Kontakti" i kliknite U redu.
- Popis spremite kao "xls" datoteku ili kao csv. Outlook možda neće "razumjeti" noviji xlsx format.
- Popis adresa je sada spreman za uvoz u Microsoft Outlook. Sada zatvorite Excel.
2. korak: integrirajte Excel tablicu u Outlook
Sada možete uvesti svoje kontaktne podatke u Outlook na sljedeći način:
- Outlook 2007: Otvorite karticu "Start" i kliknite na "Uvoz / izvoz ...". U programu Outlook 2010 možete doći do dijaloga "Uvezi" putem datoteke "Datoteka | Otvori".
- Otvara se "Pomoćnik za uvoz / izvoz". Na popisu odaberite "Uvezi iz drugih programa ili datoteka" i kliknite "Dalje".
- U sljedećem prozoru odaberite "Microsoft Excel". Klikom na "Dalje" potvrđujete vaš unos.
- Idite na "Pretraživanje ..." i odaberite prethodno spremljeni popis Excela. Ako želite izbjeći duplikate s popisa koji se stvaraju, trebali biste također provjeriti opciju "Ne uvozi duplikate".
- Kao odredišnu mapu odaberite "Kontakti".
- Označite redak "Uvoz kontakata u mapu: Kontakti". Ako ste u prvom koraku dodijelili drugo ime, to će biti prikazano umjesto "Kontakti". Zatim kliknite na "Mapa (prilagođena) polja".
- Na lijevoj strani sada možete vidjeti svoje vrijednosti iz tablice. Sada ih dodijelite poljima s desne strane pomoću povlačenja i ispuštanja. Primjer: imenu "Tony Stark" dodijelite polju "Ime". Povezana adresa e-pošte nalazi se u odjeljku "E-pošta". Naravno možete dodijeliti i druge vrijednosti kao što su adresa, telefonski broj, faks itd.
- Potvrdite svoj unos s Ok i kliknite na "Finish".
- Sada ste uveli popis adresa iz Excel-a u Outlook.
3. korak: napravite popis e-pošte
Sada sve što trebate napraviti je stvoriti popis distribucije. U novijim verzijama programa Outlook ovaj se popis naziva "grupa kontakata".
- Pod "Datoteka" idite na "Novo" i odaberite "Popis distribucije" (Outlook 2007). U programu Outlook 2010 kreirate popis za distribuciju putem unosa "Kontakti" (dolje lijevo), a zatim u traci izbornika "Nova grupa kontakata".
- Kliknite "Odaberi članove" i odaberite "Kontakti" s desne strane rešetke Adresara.
- Sada na popis možete dodati bilo koji broj uvezenih kontakata. Potvrdite svoj izbor s Ok.
- Sada možete imenovati popis za distribuciju. Potvrdite svoj unos s "Spremi i zatvori".
Napomena: Ovaj praktični savjet proveden je s programima Excel 2007 i Outlook 2007. Ovisno o verziji, pojedinačni se koraci mogu malo razlikovati od uputa.
Ovaj praktični savjet objašnjava kako postaviti drugu vremensku zonu u programu Outlook.